Obca faktura na Twój NIP w KSeF - co zrobić?

Jeśli na Twój NIP pojawiła się obca faktura w KSeF, najpierw ustal, czy to pomyłka, czy nadużycie - bo od tego zależą dalsze kroki. Faktury z KSeF nie da się usunąć, więc reaguje się inaczej: przy pomyłce prosisz o korektę, przy fałszerstwie zgłaszasz sprawę. Najważniejsze jest jedno: wyłapać taką fakturę szybko. Poniżej tłumaczymy, jak to zrobić krok po kroku.

Dlaczego obca faktura może trafić na Twój NIP

KSeF działa w oparciu o numer NIP. Oznacza to, że każdy kontrahent może wystawić fakturę na Twój NIP, a system przyjmie ją automatycznie. W KSeF nie ma „odrzucenia odbioru", a raz wystawionej faktury nie usuwa ani sprzedawca, ani nabywca.

Najczęstsze przyczyny pojawienia się nieznanej faktury:

• Literówka w NIP - ktoś wpisał Twój numer przez pomyłkę zamiast numeru właściwego klienta,
• Faktura od kontrahenta, którego nie kojarzysz - np. pomyłka co do podmiotu,
• Celowe nadużycie - fikcyjna faktura wystawiona, by wyłudzić lub zaszkodzić.

W każdym z tych przypadków faktura realnie „istnieje" w systemie i może mieć skutki, dlatego nie wolno jej ignorować.

Krok po kroku: co zrobić, gdy znajdziesz obcą fakturę

1. Ustal, czy to pomyłka, czy nadużycie

Skontaktuj się z wystawcą widniejącym na fakturze. Często wystarczy jeden telefon, by okazało się, że to zwykła literówka w NIP. Jeśli wystawca zaprzecza albo nie istnieje, traktuj sprawę poważniej.

2. Jeśli to pomyłka: poproś o fakturę korygującą

Przy błędzie sprzedawca wystawia fakturę korygującą, zwykle „do zera". Ponieważ w KSeF nie usuwa się dokumentów, korekta jest właściwą drogą wyprostowania sytuacji.

3. Jeśli to nadużycie lub fikcja: nie księguj i zgłoś

Faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, nie księgujesz jako kosztu i nie odliczasz z niej VAT. Wystawienie fikcyjnej faktury to przestępstwo skarbowe - odpowiada za nie wystawca. Zgłoś sprawę (doradca podatkowy lub urząd skarbowy podpowiedzą właściwą ścieżkę) i zachowaj dowody.

4. Udokumentuj wszystko

Zapisz numer KSeF faktury, datę, dane wystawcy i przebieg kontaktu. Taka dokumentacja przyda się przy korekcie albo zgłoszeniu.

Czego NIE robić

• Nie ignoruj nieznanej faktury - „samo się nie rozwiąże", a w KSeF dokument zostaje.
• Nie księguj fikcyjnej faktury jako kosztu - ujęcie pustej faktury to poważne ryzyko.
• Nie czekaj tygodniami - im później reagujesz, tym trudniej wyprostować rozliczenia.

Jak wykryć obcą fakturę, zanim narobi szkód

Cały problem sprowadza się do czasu reakcji. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc bez dodatkowego narzędzia obcą fakturę zauważysz dopiero, gdy następnym razem zalogujesz się do systemu - czasem po tygodniach.

Rozwiązaniem jest monitoring z alertami. KSeF Monitor sprawdza KSeF co 15 minut i wysyła SMS, e-mail lub PUSH przy każdej nowej fakturze wystawionej na Twój NIP. Dzięki temu obcą fakturę wyłapujesz w kilkanaście minut i możesz zareagować od razu, a nie po fakcie.

Najczęstsze pytania

Czy mogę odrzucić fakturę w KSeF?

Nie. System nie przewiduje odrzucenia odbioru. Na błędną fakturę reagujesz korektą, a na fałszywą - zgłoszeniem.

Czy obca faktura oznacza, że muszę zapłacić?

Sama faktura nie tworzy obowiązku zapłaty, jeśli nie stoi za nią umowa ani transakcja. Nie ignoruj jej jednak i w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Kto odpowiada za fałszywą fakturę?

Odpowiada wystawca. Wystawianie faktur fikcyjnych jest przestępstwem skarbowym.

Jak szybko dowiem się o nowej fakturze na mój NIP?

Z KSeF Monitor zwykle w kilkanaście minut. Synchronizacja działa co 15 minut, więc alert dostajesz tuż po pojawieniu się faktury.

Podsumowanie

W KSeF nie zablokujesz tego, że ktoś wystawi fakturę na Twój NIP, ale możesz zadbać o to, by dowiedzieć się o tym natychmiast. Szybka reakcja to różnica między prostą korektą a bałaganem w rozliczeniach.

Wypróbuj KSeF Monitor 14 dni za darmo i miej alert o każdej fakturze na swój NIP, zanim stanie się problemem.

Powiązane: Czy KSeF powiadamia o nowej fakturze i Czy KSeF działa - status na żywo.