Regulamin

1. Definicje

Usługodawca - Adrian Pietryga, Boryny 13, 66-300 Międzyrzecz, NIP: 596-169-97-07, e-mail: kontakt@ksef-monitor.pl, prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG.

Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem ksef-monitor.pl, w tym aplikacja webowa (PWA) działająca na urządzeniach mobilnych i stacjonarnych.

Użytkownik - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej korzystająca z Serwisu.

Konsument - osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.

Konto - indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, powiązane z adresem e-mail i chronione mechanizmem jednorazowych linków logowania („magic link").

Usługa (Usługa cyfrowa) - usługa cyfrowa w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta, świadczona drogą elektroniczną, polegająca na monitorowaniu zdarzeń/dokumentów w KSeF dla wskazanych przez Użytkownika NIP oraz wysyłaniu powiadomień o wykryciu nowych dokumentów i/lub zdarzeń.

Plan - odpłatny plan taryfowy zapewniający dostęp do funkcji Serwisu w określonym zakresie, opłacany jednorazowo z góry za okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny).

Okres próbny (Trial) - nieodpłatny, 14-dniowy okres korzystania z Usługi w zakresie planu Firma, aktywowany automatycznie przy rejestracji Konta.

KSeF - Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

Regulamin - niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.
3. Korzystanie z Serwisu, w tym rejestracja Konta lub wykupienie Planu, oznacza akceptację Regulaminu.
4. Serwis ma charakter narzędzia wspierającego (monitoring/powiadomienia). Nie jest częścią infrastruktury Ministerstwa Finansów ani systemu KSeF.
5. Usługodawca może świadczyć Usługę również na rzecz Użytkowników spoza terytorium RP, o ile jest to możliwe technicznie i prawnie.

3. Warunki techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są:
   • urządzenie z dostępem do Internetu,
   • aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript i cookies,
   • aktywny adres e-mail,
   • dostęp do KSeF oraz wygenerowane pliki autoryzacyjne wymagane do połączenia (certyfikat i klucz prywatny w formacie .p12 lub .key+.crt).
2. Serwis działa jako aplikacja webowa (PWA) i może oferować powiadomienia PUSH w przeglądarce. Usługa jest kompatybilna z aktualnymi wersjami przeglądarek Chrome, Firefox, Safari i Edge.
3. Usługa wymaga aktywnego połączenia internetowego. Synchronizacja z KSeF odbywa się cyklicznie (standardowo co 15 minut, o ile jest to możliwe technicznie). Powiadomienia wymagają poprawnie skonfigurowanego adresu e-mail, numeru telefonu (SMS) lub zezwolenia na powiadomienia przeglądarki (PUSH).
4. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły, z zastrzeżeniem przerw technicznych (np. konserwacja, aktualizacje, awarie, działania dostawców).

4. Rejestracja, Konto i Okres próbny

1. Rejestracja Konta jest bezpłatna i odbywa się poprzez podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail.
2. Logowanie odbywa się poprzez jednorazowy link („magic link") wysyłany na e-mail, konto Google lub klucz dostępu (passkey).
3. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych danych oraz ich aktualizacji w razie zmiany.
4. W ramach jednego Konta Użytkownik może dodać określoną liczbę podmiotów/NIP - zgodnie z wykupionym Planem.
5. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania poufności dostępu do poczty e-mail, ponieważ stanowi ona element uwierzytelnienia do Konta.
6. Usługodawca może czasowo zablokować Konto lub ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku podejrzenia nadużycia, naruszenia Regulaminu lub zagrożenia bezpieczeństwa, informując Użytkownika - o ile będzie to możliwe. Użytkownik może złożyć reklamację na zasadach opisanych w § 10.
7. Okres próbny: Po rejestracji Konta Użytkownik otrzymuje automatycznie 14-dniowy Okres próbny z funkcjonalnością planu Firma. Po upływie Okresu próbnego:
   • Konto zostaje przeniesione na plan Free (brak synchronizacji z KSeF),
   • dane zgromadzone podczas Okresu próbnego pozostają dostępne w trybie tylko do odczytu,
   • Użytkownik nie jest automatycznie obciążany żadną opłatą - przejście na plan płatny wymaga samodzielnego wykupienia Planu.

5. Zakres Usługi

1. Serwis umożliwia w szczególności:
   • konfigurację monitorowania KSeF dla wskazanych NIP,
   • cykliczną synchronizację i wykrywanie nowych dokumentów/zdarzeń,
   • powiadomienia o wykrytych dokumentach/zdarzeniach poprzez: e-mail, SMS oraz web-push (zakres zależy od Planu i ustawień),
   • podgląd historii zdarzeń w panelu,
   • (jeśli dostępne w Serwisie) przechowywanie i podgląd dokumentów w formacie XML/PDF.
2. Serwis korzysta z KSeF wyłącznie w trybie odczytu. Usługodawca nie wystawia, nie modyfikuje i nie usuwa faktur w imieniu Użytkownika.
3. Dostępność i poprawność działania Serwisu zależą m.in. od dostępności oraz poprawnego działania KSeF i usług podmiotów trzecich (np. e-mail/SMS/push). Usługodawca nie odpowiada za przerwy, błędy lub ograniczenia po stronie KSeF lub dostawców zewnętrznych.
4. Usługodawca może wprowadzać zmiany w funkcjonalnościach Serwisu (rozwój, optymalizacja, bezpieczeństwo), z zastrzeżeniem zachowania zgodności z wykupionym Planem przez okres rozliczeniowy.

6. Płatności i Plany

1. Zakres Planów, ceny i limity są wskazane w aktualnym cenniku w Serwisie.
2. Wszystkie ceny podawane w Serwisie są cenami brutto (Usługodawca jest zwolniony z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).
3. Płatności realizowane są przez operatora płatności Przelewy24 (PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS: 0000347935). Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
4. Plan opłacany jest jednorazowo z góry za wybrany okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Serwis nie stosuje płatności cyklicznych ani automatycznego odnawiania - każdy zakup wymaga odrębnej decyzji Użytkownika.
5. Po upływie opłaconego okresu rozliczeniowego, jeżeli Użytkownik nie wykupi nowego Planu, Konto zostaje przeniesione na plan Free.
6. Usługodawca wystawia faktury za Plan i udostępnia je Użytkownikowi (w panelu lub przesyła e-mailem).
7. Usługodawca może zmienić cennik z ważnych przyczyn (np. zmiany kosztów dostawców, zmiany zakresu Usługi, inflacja, zmiany podatkowe). O zmianach cen Usługodawca poinformuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, a zmiana nie wpływa na Plany już opłacone za bieżący okres rozliczeniowy. Użytkownik może zrezygnować przed wejściem zmian w życie.
8. Minimalne zobowiązanie Użytkownika odpowiada wybranemu okresowi rozliczeniowemu (1 miesiąc lub 1 rok). Po upływie tego okresu umowa wygasa automatycznie, bez konieczności wypowiedzenia.

7. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, należy złożyć Usługodawcy jednoznaczne oświadczenie - np. e-mailem na kontakt@ksef-monitor.pl lub korzystając ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
4. W przypadku skutecznego odstąpienia Usługodawca zwraca otrzymane płatności nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, chyba że Użytkownik wyrazi zgodę na inny sposób zwrotu.
5. Zgoda na wcześniejsze rozpoczęcie świadczenia: Jeżeli Konsument lub Przedsiębiorca na prawach konsumenta wyrazi w procesie zakupu wyraźną zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi cyfrowej przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie i zostanie poinformowany o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu Usługi:
   • w przypadku Usługi świadczonej jednorazowo (np. plan miesięczny lub roczny opłacony z góry), po pełnym wykonaniu Usługi prawo odstąpienia wygasa - zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta;
   • w przypadku odstąpienia przed pełnym wykonaniem Usługi, Użytkownik może zostać obciążony kwotą proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia (art. 35 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta).
6. W przypadku braku wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 5, świadczenie Usługi rozpocznie się po upływie terminu na odstąpienie od umowy.

8. Zgodność Usługi cyfrowej z umową

1. Usługodawca jest zobowiązany do świadczenia Usługi cyfrowej zgodnej z umową przez cały okres jej dostarczania (okres opłaconego Planu), zgodnie z rozdziałem 5b ustawy o prawach konsumenta.
2. Usługa cyfrowa jest zgodna z umową, jeżeli zgodne z umową pozostają w szczególności jej: opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność, funkcjonalność, kompatybilność, interoperacyjność oraz dostępność aktualizacji.
3. W przypadku niezgodności Usługi cyfrowej z umową Użytkownikowi będącemu Konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta przysługuje prawo żądania doprowadzenia Usługi do zgodności z umową. Usługodawca doprowadzi Usługę do zgodności w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności dla Użytkownika.
4. Jeżeli doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe lub wymagałoby nadmiernych kosztów, albo jeżeli Usługodawca nie doprowadził Usługi do zgodności w rozsądnym czasie, Użytkownik może:
   • żądać obniżenia ceny proporcjonalnie do zakresu niezgodności, lub
   • odstąpić od umowy - chyba że niezgodność jest nieistotna (ciężar dowodu spoczywa na Usługodawcy).
5. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niezgodność Usługi cyfrowej z umową, która istniała w chwili jej dostarczenia i ujawniła się w ciągu 2 lat od tego momentu. Niezgodność, która ujawni się przed upływem 1 roku od dostarczenia, uważa się za istniejącą w chwili dostarczenia.
6. Dla Usługi dostarczanej w sposób ciągły (przez okres Planu) Usługodawca odpowiada za niezgodność występującą lub ujawniającą się w okresie dostarczania Usługi.

9. Usunięcie Konta i rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdym czasie usunąć Konto w ustawieniach Serwisu, co jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
2. Usunięcie Konta skutkuje rozpoczęciem procesu usuwania danych powiązanych z Kontem z systemów produkcyjnych. Dane rozliczeniowe mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
3. Usunięcie Konta w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego nie powoduje automatycznego zwrotu płatności - Użytkownikowi przysługuje prawo do korzystania z Usługi do końca opłaconego okresu lub prawo odstąpienia na zasadach opisanych w § 7.

10. Reklamacje

1. Użytkownik może złożyć reklamację dotyczącą działania Serwisu lub Usługi.
2. Reklamacje należy składać e-mailem na: kontakt@ksef-monitor.pl, podając:
   • adres e-mail Konta,
   • opis problemu,
   • oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i prześle odpowiedź na e-mail Użytkownika. Brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów dochodzenia roszczeń, w tym:
   • zwrócić się do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów,
   • skorzystać z mediacji lub arbitrażu przy Inspekcji Handlowej,
   • skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution) Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr/.

11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis działał poprawnie, jednak ze względu na zależność od systemów zewnętrznych (KSeF, e-mail, SMS, web-push) nie gwarantuje nieprzerwanego działania ani natychmiastowego doręczenia powiadomień w każdym przypadku.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • przerwy/niedostępność/błędy po stronie KSeF,
   • skutki podania nieprawdziwych lub niekompletnych danych przez Użytkownika,
   • skutki utraty dostępu do e-mail Użytkownika lub działania osób trzecich z użyciem jego skrzynki,
   • opóźnienia lub brak doręczenia powiadomień wynikające z ograniczeń po stronie dostawców e-mail/SMS/web-push,
   • działanie siły wyższej.
3. W relacjach z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika za ostatnie 12 miesięcy. Ograniczenie to nie dotyczy uprawnień Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z § 8.
4. Serwis nie stanowi doradztwa podatkowego ani księgowego. Użytkownik samodzielnie odpowiada za weryfikację i wykorzystanie informacji wynikających z dokumentów.

12. Ochrona danych osobowych

1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka Prywatności dostępna w Serwisie pod adresem ksef-monitor.pl/polityka-prywatnosci.
2. Polityka Prywatności stanowi integralne uzupełnienie Regulaminu.
3. Serwis wykorzystuje podwykonawców (np. operator płatności, e-mail, SMS, storage), co zostało opisane w Polityce Prywatności.

13. Własność intelektualna

1. Serwis, oprogramowanie, elementy graficzne, logotypy i treści są chronione prawem i należą do Usługodawcy lub podmiotów uprawnionych.
2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Serwisu wyłącznie na własne potrzeby, w zakresie zgodnym z Regulaminem.
3. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie lub rozpowszechnianie elementów Serwisu bez zgody Usługodawcy, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przepisami prawa.

14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:
   • zmiana przepisów prawa,
   • zmiana zakresu funkcjonalności Usługi,
   • zmiany techniczne lub organizacyjne wpływające na świadczenie Usługi,
   • zmiana dostawców lub warunków współpracy z dostawcami.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkowników e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Zmiana Regulaminu nie wpływa na Plany opłacone przed wejściem zmian w życie - obowiązują one na dotychczasowych warunkach do końca opłaconego okresu rozliczeniowego.
4. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę poprzez usunięcie Konta przed wejściem zmian w życie.
5. Korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza akceptację Regulaminu.

15. Postanowienia końcowe

1. Do Regulaminu stosuje się prawo polskie.
2. Spory rozstrzygane są przez sąd właściwy zgodnie z przepisami - w przypadku Konsumentów według zasad ogólnych, a w przypadku pozostałych Użytkowników przez sąd właściwy dla miejsca prowadzenia działalności przez Usługodawcę.
3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 24 lutego 2026 r.

16. Dane Usługodawcy

---

Załącznik nr 1 - Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Adrian Pietryga, Boryny 13, 66-300 Międzyrzecz E-mail: kontakt@ksef-monitor.pl

Ja ........................................................ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: ........................................................

Data zawarcia umowy: ........................................................

Adres e-mail Konta w Serwisie: ........................................................

Imię i nazwisko: ........................................................

Adres: ........................................................

Data: ........................................................

Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ........................................................