Regulamin

1. Definicje

Usługodawca - Adrian Pietryga, Boryny 13, 66-300 Międzyrzecz, NIP: 596-169-97-07, e-mail: kontakt@ksef-monitor.pl, prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG.

Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem ksef-monitor.pl, w tym aplikacja webowa (PWA) działająca na urządzeniach mobilnych i stacjonarnych.

Użytkownik - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej korzystająca z Serwisu.

Konsument - osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.

Konto - indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, powiązane z adresem e-mail i chronione mechanizmem jednorazowych linków logowania („magic link").

Usługa (Usługa cyfrowa) - usługa cyfrowa w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta, świadczona drogą elektroniczną, polegająca na monitorowaniu zdarzeń/dokumentów w KSeF dla wskazanych przez Użytkownika NIP oraz wysyłaniu powiadomień o wykryciu nowych dokumentów i/lub zdarzeń.

Plan - odpłatny plan taryfowy zapewniający dostęp do funkcji Serwisu w określonym zakresie, opłacany jednorazowo z góry za okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny).

Okres próbny (Trial) - nieodpłatny, 14-dniowy okres korzystania z Usługi w zakresie planu Firma, aktywowany automatycznie przy rejestracji Konta.

KSeF - Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

Regulamin - niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.
3. Korzystanie z Serwisu, w tym rejestracja Konta lub wykupienie Planu, oznacza akceptację Regulaminu.
4. Serwis ma charakter narzędzia wspierającego (monitoring/powiadomienia). Nie jest częścią infrastruktury Ministerstwa Finansów ani systemu KSeF.
5. Usługodawca może świadczyć Usługę również na rzecz Użytkowników spoza terytorium RP, o ile jest to możliwe technicznie i prawnie.

3. Warunki techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są:
   • urządzenie z dostępem do Internetu,
   • aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript i cookies,
   • aktywny adres e-mail,
   • dostęp do KSeF oraz wygenerowane pliki autoryzacyjne wymagane do połączenia (certyfikat i klucz prywatny w formacie .p12 lub .key+.crt).
2. Serwis działa jako aplikacja webowa (PWA) i może oferować powiadomienia PUSH w przeglądarce. Usługa jest kompatybilna z aktualnymi wersjami przeglądarek Chrome, Firefox, Safari i Edge.
3. Usługa wymaga aktywnego połączenia internetowego. Synchronizacja z KSeF odbywa się cyklicznie (standardowo co 15 minut, o ile jest to możliwe technicznie). Powiadomienia wymagają poprawnie skonfigurowanego adresu e-mail, numeru telefonu (SMS) lub zezwolenia na powiadomienia przeglądarki (PUSH).
4. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły, z zastrzeżeniem przerw technicznych (np. konserwacja, aktualizacje, awarie, działania dostawców).

4. Rejestracja, Konto i Okres próbny

1. Rejestracja Konta jest bezpłatna i odbywa się poprzez podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail.
2. Logowanie odbywa się poprzez jednorazowy link („magic link") wysyłany na e-mail, konto Google lub klucz dostępu (passkey).
3. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych danych oraz ich aktualizacji w razie zmiany.
4. W ramach jednego Konta Użytkownik może dodać określoną liczbę podmiotów/NIP - zgodnie z wykupionym Planem.
5. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania poufności dostępu do poczty e-mail, ponieważ stanowi ona element uwierzytelnienia do Konta.
6. Usługodawca może czasowo zablokować Konto lub ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku podejrzenia nadużycia, naruszenia Regulaminu lub zagrożenia bezpieczeństwa, informując Użytkownika - o ile będzie to możliwe. Użytkownik może złożyć reklamację na zasadach opisanych w § 10.
7. Okres próbny: Po rejestracji Konta Użytkownik otrzymuje automatycznie 14-dniowy Okres próbny z funkcjonalnością planu Firma. Po upływie Okresu próbnego:
   • Konto zostaje przeniesione na plan Free (brak synchronizacji z KSeF),
   • dane zgromadzone podczas Okresu próbnego pozostają dostępne w trybie tylko do odczytu,
   • Użytkownik nie jest automatycznie obciążany żadną opłatą - przejście na plan płatny wymaga samodzielnego wykupienia Planu.

5. Zakres Usługi

1. Serwis umożliwia w szczególności:
   • konfigurację monitorowania KSeF dla wskazanych NIP,
   • cykliczną synchronizację i wykrywanie nowych dokumentów/zdarzeń,
   • powiadomienia o wykrytych dokumentach/zdarzeniach poprzez: e-mail, SMS oraz web-push (zakres zależy od Planu i ustawień),
   • podgląd historii zdarzeń w panelu,
   • (jeśli dostępne w Serwisie) przechowywanie i podgląd dokumentów w formacie XML/PDF.
2. Serwis korzysta z KSeF wyłącznie w trybie odczytu. Usługodawca nie wystawia, nie modyfikuje i nie usuwa faktur w imieniu Użytkownika.
3. Dostępność i poprawność działania Serwisu zależą m.in. od dostępności oraz poprawnego działania KSeF i usług podmiotów trzecich (np. e-mail/SMS/push). Usługodawca nie odpowiada za przerwy, błędy lub ograniczenia po stronie KSeF lub dostawców zewnętrznych.
4. Usługodawca może wprowadzać zmiany w funkcjonalnościach Serwisu (rozwój, optymalizacja, bezpieczeństwo), z zastrzeżeniem zachowania zgodności z wykupionym Planem przez okres rozliczeniowy.

6. Płatności i Plany

1. Zakres Planów, ceny i limity są wskazane w aktualnym cenniku w Serwisie.
2. Wszystkie ceny podawane w Serwisie są cenami brutto (Usługodawca jest zwolniony z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).
3. Płatności realizowane są przez operatora płatności Przelewy24 (PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS: 0000347935). Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
4. Plan opłacany jest jednorazowo z góry za wybrany okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Serwis nie stosuje płatności cyklicznych ani automatycznego odnawiania - każdy zakup wymaga odrębnej decyzji Użytkownika.
5. Po upływie opłaconego okresu rozliczeniowego, jeżeli Użytkownik nie wykupi nowego Planu, Konto zostaje przeniesione na plan Free.
6. Usługodawca wystawia faktury za Plan i udostępnia je Użytkownikowi (w panelu lub przesyła e-mailem).
7. Usługodawca może zmienić cennik z ważnych przyczyn (np. zmiany kosztów dostawców, zmiany zakresu Usługi, inflacja, zmiany podatkowe). O zmianach cen Usługodawca poinformuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, a zmiana nie wpływa na Plany już opłacone za bieżący okres rozliczeniowy. Użytkownik może zrezygnować przed wejściem zmian w życie.
8. Minimalne zobowiązanie Użytkownika odpowiada wybranemu okresowi rozliczeniowemu (1 miesiąc lub 1 rok). Po upływie tego okresu umowa wygasa automatycznie, bez konieczności wypowiedzenia.
9. Zmiana Planu na wyższy (upgrade): Użytkownik może w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego przejść na wyższy Plan. W takim przypadku cena wyższego Planu zostaje pomniejszona o wartość niewykorzystanego okresu dotychczasowego Planu, obliczoną proporcjonalnie do czasu pozostałego do końca opłaconego okresu (na podstawie kwoty faktycznie zapłaconej za dotychczasowy Plan), nie więcej jednak niż do wysokości ceny nowego Planu pomniejszonej o minimalną opłatę 1 zł. Wysokość rabatu jest prezentowana Użytkownikowi przed dokonaniem płatności. Nowy Plan aktywuje się z chwilą zaksięgowania płatności, a jego okres rozliczeniowy biegnie od tej chwili.

7. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, należy złożyć Usługodawcy jednoznaczne oświadczenie - np. e-mailem na kontakt@ksef-monitor.pl lub korzystając ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
4. W przypadku skutecznego odstąpienia Usługodawca zwraca otrzymane płatności nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, chyba że Użytkownik wyrazi zgodę na inny sposób zwrotu.
5. Zgoda na wcześniejsze rozpoczęcie świadczenia: Jeżeli Konsument lub Przedsiębiorca na prawach konsumenta wyrazi w procesie zakupu wyraźną zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi cyfrowej przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie i zostanie poinformowany o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu Usługi:
   • w przypadku Usługi świadczonej jednorazowo (np. plan miesięczny lub roczny opłacony z góry), po pełnym wykonaniu Usługi prawo odstąpienia wygasa - zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta;
   • w przypadku odstąpienia przed pełnym wykonaniem Usługi, Użytkownik może zostać obciążony kwotą proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia (art. 35 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta).
6. W przypadku braku wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 5, świadczenie Usługi rozpocznie się po upływie terminu na odstąpienie od umowy.

8. Zgodność Usługi cyfrowej z umową

1. Usługodawca jest zobowiązany do świadczenia Usługi cyfrowej zgodnej z umową przez cały okres jej dostarczania (okres opłaconego Planu), zgodnie z rozdziałem 5b ustawy o prawach konsumenta.
2. Usługa cyfrowa jest zgodna z umową, jeżeli zgodne z umową pozostają w szczególności jej: opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność, funkcjonalność, kompatybilność, interoperacyjność oraz dostępność aktualizacji.
3. W przypadku niezgodności Usługi cyfrowej z umową Użytkownikowi będącemu Konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta przysługuje prawo żądania doprowadzenia Usługi do zgodności z umową. Usługodawca doprowadzi Usługę do zgodności w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności dla Użytkownika.
4. Jeżeli doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe lub wymagałoby nadmiernych kosztów, albo jeżeli Usługodawca nie doprowadził Usługi do zgodności w rozsądnym czasie, Użytkownik może:
   • żądać obniżenia ceny proporcjonalnie do zakresu niezgodności, lub
   • odstąpić od umowy - chyba że niezgodność jest nieistotna (ciężar dowodu spoczywa na Usługodawcy).
5. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niezgodność Usługi cyfrowej z umową, która istniała w chwili jej dostarczenia i ujawniła się w ciągu 2 lat od tego momentu. Niezgodność, która ujawni się przed upływem 1 roku od dostarczenia, uważa się za istniejącą w chwili dostarczenia.
6. Dla Usługi dostarczanej w sposób ciągły (przez okres Planu) Usługodawca odpowiada za niezgodność występującą lub ujawniającą się w okresie dostarczania Usługi.

9. Usunięcie Konta i rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdym czasie usunąć Konto w ustawieniach Serwisu, co jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
2. Usunięcie Konta skutkuje rozpoczęciem procesu usuwania danych powiązanych z Kontem z systemów produkcyjnych. Dane rozliczeniowe mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
3. Usunięcie Konta w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego nie powoduje automatycznego zwrotu płatności - Użytkownikowi przysługuje prawo do korzystania z Usługi do końca opłaconego okresu lub prawo odstąpienia na zasadach opisanych w § 7.

10. Reklamacje

1. Użytkownik może złożyć reklamację dotyczącą działania Serwisu lub Usługi.
2. Reklamacje należy składać e-mailem na: kontakt@ksef-monitor.pl, podając:
   • adres e-mail Konta,
   • opis problemu,
   • oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i prześle odpowiedź na e-mail Użytkownika. Brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów dochodzenia roszczeń, w tym:
   • zwrócić się do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów,
   • skorzystać z mediacji lub arbitrażu przy Inspekcji Handlowej,
   • skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution) Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr/.

11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis działał poprawnie, jednak ze względu na zależność od systemów zewnętrznych (KSeF, e-mail, SMS, web-push) nie gwarantuje nieprzerwanego działania ani natychmiastowego doręczenia powiadomień w każdym przypadku.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • przerwy/niedostępność/błędy po stronie KSeF,
   • skutki podania nieprawdziwych lub niekompletnych danych przez Użytkownika,
   • skutki utraty dostępu do e-mail Użytkownika lub działania osób trzecich z użyciem jego skrzynki,
   • opóźnienia lub brak doręczenia powiadomień wynikające z ograniczeń po stronie dostawców e-mail/SMS/web-push,
   • działanie siły wyższej.
3. W relacjach z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika za ostatnie 12 miesięcy. Ograniczenie to nie dotyczy uprawnień Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z § 8.
4. Serwis nie stanowi doradztwa podatkowego ani księgowego. Użytkownik samodzielnie odpowiada za weryfikację i wykorzystanie informacji wynikających z dokumentów.

12. Ochrona danych osobowych

1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka Prywatności dostępna w Serwisie pod adresem ksef-monitor.pl/polityka-prywatnosci.
2. Polityka Prywatności stanowi integralne uzupełnienie Regulaminu.
3. Serwis wykorzystuje podwykonawców (np. operator płatności, e-mail, SMS, storage), co zostało opisane w Polityce Prywatności.

13. Własność intelektualna

1. Serwis, oprogramowanie, elementy graficzne, logotypy i treści są chronione prawem i należą do Usługodawcy lub podmiotów uprawnionych.
2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Serwisu wyłącznie na własne potrzeby, w zakresie zgodnym z Regulaminem.
3. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie lub rozpowszechnianie elementów Serwisu bez zgody Usługodawcy, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przepisami prawa.

14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:
   • zmiana przepisów prawa,
   • zmiana zakresu funkcjonalności Usługi,
   • zmiany techniczne lub organizacyjne wpływające na świadczenie Usługi,
   • zmiana dostawców lub warunków współpracy z dostawcami.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkowników e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Zmiana Regulaminu nie wpływa na Plany opłacone przed wejściem zmian w życie - obowiązują one na dotychczasowych warunkach do końca opłaconego okresu rozliczeniowego.
4. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę poprzez usunięcie Konta przed wejściem zmian w życie.
5. Korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza akceptację Regulaminu.

15. Postanowienia końcowe

1. Do Regulaminu stosuje się prawo polskie.
2. Spory rozstrzygane są przez sąd właściwy zgodnie z przepisami - w przypadku Konsumentów według zasad ogólnych, a w przypadku pozostałych Użytkowników przez sąd właściwy dla miejsca prowadzenia działalności przez Usługodawcę.
3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 24 lutego 2026 r.

16. Dane Usługodawcy

---

Załącznik nr 1 - Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Adrian Pietryga, Boryny 13, 66-300 Międzyrzecz E-mail: kontakt@ksef-monitor.pl

Ja ........................................................ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: ........................................................

Data zawarcia umowy: ........................................................

Adres e-mail Konta w Serwisie: ........................................................

Imię i nazwisko: ........................................................

Adres: ........................................................

Data: ........................................................

Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ........................................................